Business plan de l'agence événementielle

Comment se réaliser dans la sphère événementielle

Le matériel a été préparé par l'équipe du groupe d'entreprises Knyazev dirigé par Sergey Knyazev *

Quelques mots sur l'événement

En Russie, l'industrie de l'événementiel est passée du stade de la création au stade de la formation solide et du développement actif: il devient de plus en plus populaire et en demande. Pendant la crise, les entreprises ont commencé à se tourner de plus en plus vers les événements pour augmenter leurs ventes et se montrer dans toute leur splendeur devant les consommateurs, de moins en moins de personnes épargnant de l'argent pour des événements privés, que ce soit un mariage ou un anniversaire. Si vous souhaitez vous démarquer de vos concurrents, créer un événement hors norme, vous souvenir de vos clients ou simplement surprendre vos amis, contactez l'agence événementielle! Mais qui sont ces magiciens professionnels qui travaillent pour le bien de tout ce qui est inhabituel?

Malgré l'enthousiasme croissant autour de ce domaine intéressant et le nombre de personnes disposées à y travailler, la soi-disant profession de gestionnaire d'événements n'a pas encore été enregistrée dans le classificateur panrusse des professions. En conséquence, malheureusement, aucune université ne forme des spécialistes dans ce domaine. Bien sûr, vous pouvez venir à un événement, diplômé de n'importe quel institut de culture ou de télévision, où vous serez sans aucun doute initié à des cours tels que "Organisation d'événements de masse", "Réalisation de spectacles pop et de masse", ou, par exemple, des relations publiques, du tourisme et de l'hôtellerie ... Cependant, c'est ce qu'on appelle "tourner autour du pot". De même, le nombre incalculable de cours dont Internet regorge peut être caractérisé.

En un mot, ayant compris le problème principal de l'événement, l'organisateur des événements Sergei Knyazev, en 2005, a fondé la première et unique école d'auteurs de gestionnaires d'événements en Russie. Après avoir obtenu son diplôme de cette école, le diplômé reçoit un diplôme très apprécié dans le domaine de l'événementiel. En plus des conférences et des séminaires, c'est-à-dire un bloc théorique, les étudiants effectuent également des tâches pratiques: ils résolvent divers cas et, sous forme d'examen, organisent leurs propres événements réels avec recherche de clients et élaboration d'un scénario. L'école s'est avérée très demandée et rassemble à leur bureau des militants de différentes villes de Russie. En effet, la pratique montre que les agences qui ont une spécialisation claire des gestionnaires d'événements prennent la première place, ce qui augmente leurs salaires de trois à quatre fois.

Séparément, en l'occurrence, je veux vraiment faire ressortir une direction encore jeune pour notre pays et pour le monde entier - MICE. MICE est l'art d'organiser des événements à l'étranger. Pour le moment, c'est une friandise, l'un des domaines d'activité les plus excitants et prometteurs au monde, qui ne fait que prendre de l'ampleur. Cette zone du marché événementiel n'étant pas totalement formée, nous vous conseillons d'y porter une attention particulière. D'ailleurs, sur le marché russe, le fossé de l'ignorance dans ce domaine a déjà été partiellement éliminé: un programme de formation spécialisée a été organisé dans une école de commerce hors site à Genève et à Londres. L'événement ne s'arrête jamais, il est donc utile même pour un spécialiste expérimenté d'améliorer ses connaissances.Après avoir visité plusieurs entreprises étrangères, vous pouvez apprendre beaucoup de choses utiles et avoir plusieurs longueurs d'avance sur vos concurrents.

Les événements sont-ils nés ou créés?

Chacun pourra-t-il se réaliser dans la sphère événementielle? La question est assez difficile, surtout compte tenu du jeune âge de la profession, mais il existe encore des exigences particulières pour les candidats qui postulent pour un travail dans ce domaine qui vous aideront à répondre à cette question.

Comme l'a noté Tatiana Voytkevich, directrice générale du groupe de sociétés «Event-Info. nyazev », la formation à l'école des gestionnaires d'événements est une base solide pour un développement ultérieur et aide les gens à décider s'ils sont intéressés par l'événement. Cependant, il ne suffit pas de désapprendre à l'école événementielle. Tatiana souligne que c'est la motivation qui est très importante, comment un jeune spécialiste explique son envie de travailler dans un événement, s'il a une envie folle de ce domaine. Un candidat peut travailler pendant 5 ans dans une banque, mais pendant tout ce temps, organiser d'innombrables anniversaires, anniversaires et autres événements de sa propre initiative, et même en l'absence d'expérience directe dans le secteur des vacances, intéresser l'employeur.

En général, les exigences de base suivantes pour les candidats peuvent être distinguées:

  • enseignement supérieur supérieur ou incomplet;
  • compétences informatiques confiantes;
  • expérience dans l'organisation d'événements d'entreprise ou privés (participation à l'organisation de vacances lors du travail précédent, événements qui vous intéressent spécifiquement, tels que des flashmobs ou des séances photo d'amis. Plus vous parlez de vous et de votre passe-temps, mieux c'est);
  • la capacité de travailler avec de la documentation;
  • les compétences d'identification des clients potentiels prometteurs;
  • qualités personnelles (initiative, résistance au stress, capacité à générer des idées, capacité à travailler avec les gens, envie de travailler pour un résultat, et de ne pas rester sur le lieu de travail pendant le temps imparti);
  • expérience de travail (un indicateur très important, mais qui ne vient pas au premier plan).

L'organisation des vacances est un service si populaire que même en périphérie, ce créneau est occupé depuis longtemps. Et par conséquent, un entrepreneur novice doit étudier attentivement le marché, déterminer le public cible et développer non seulement la direction, mais aussi en quoi son agence sera différente de tout le monde.

Spécificités métier, sa pertinence

Le secteur du divertissement est l'un des plus dynamiques d'aujourd'hui - le nombre de ses clients ne cesse de croître. Les services de ces entreprises sont généralement utilisés par ceux qui ne souhaitent pas organiser l'événement par eux-mêmes. Une agence événementielle est une entreprise rentable qui ne nécessite pas de gros investissements. En même temps, une organisation compétente est très importante.

Une entreprise réussira si le désir et la capacité d'inspirer sont soutenus par l'expérience, les connaissances et les relations. Le programme de vacances doit être individuel pour chaque client, et cela nécessitera la créativité. De plus, vous devez travailler avec un grand nombre de personnes - animateurs, présentateurs, musiciens, artistes invités. Et vous devez pouvoir négocier avec tout le monde.

Description des biens et services de l'agence

Le plus souvent, les agences événementielles sont approchées par des personnes qui souhaitent qu'elles organisent et tiennent un événement important. De plus, aujourd'hui dans le domaine du divertissement, il existe de nombreux domaines qui sont demandés par le consommateur, mais qui ne sont pas suffisamment représentés sur le marché: team-building, organisation de quêtes, fêtes pour adultes, événements d'entreprise, diverses actions promotionnelles.

L'activité événementielle est l'un des domaines de BTL (publicité "indirecte"). Il chevauche les activités de publicité et de marketing à bien des égards. Par conséquent, une telle entreprise implique une communication active avec des organisations tierces, y compris des bureaux de relations publiques, des artistes, des promoteurs et les médias.

Analyse du marché et de l'industrie

Aujourd'hui, le service événementiel laisse en grande partie à désirer. La plupart des firmes n'agissent que comme intermédiaires entre les clients et les musiciens et le niveau de prix ne correspond pas à la qualité des services fournis. L'absence de scénario exclusif et la base matérielle insuffisante nous permettent de ne proposer qu'un ensemble standard d'options.

Le travail est axé sur l'amélioration de la qualité des services et la consolidation des entreprises - les agences non rentables seront évincées du marché et absorbées par les concurrents, ce qui stabilisera et légalisera l'entreprise.

Audience cible

Les principaux clients de l'entreprise pour l'organisation d'événements sont les entreprises, les centres de loisirs et les institutions pour enfants, les particuliers.

Tous les événements et événements, des petites célébrations avec la présence de plusieurs invités aux grandes conférences et forums entièrement russes et internationaux, auxquels participent des milliers de personnes, sont organisés par quelqu'un. Les spécialistes qui organisent des événements sont appelés gestionnaires d'événements. Découvrez quelles sont les tâches de travail d'un gestionnaire d'événements et dans quelles universités vous pouvez acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler, lisez cet article.

Traduit de l'anglais, le mot "événement" signifie un événement, un événement. Un gestionnaire d'événements est un spécialiste qui organise des événements et des événements de différents formats et échelles visant à atteindre divers résultats, par exemple, améliorer l'image d'une entreprise ou d'un produit, renforcer la cohésion d'une équipe, rassembler des experts d'un certain domaine pour échanger des expériences, etc. .

Où travaille le gestionnaire d'événements et que fait le gestionnaire d'événements

Les gestionnaires d'événements sont les plus demandés dans les agences événementielles et publicitaires, les sociétés de conseil, les centres culturels, de loisirs et d'exposition, les grandes entreprises avec une culture d'entreprise développée (ici, les spécialistes organisent souvent des événements intra-entreprise pour les employés du organisation), agences gouvernementales (dans les services de gestion d'événements), etc.

La principale tâche de travail d'un gestionnaire d'événements est la planification, l'organisation et la conduite d'événements. Les principales responsabilités fonctionnelles d'un évènementiel sont assez nombreuses et variées, elles comprennent:

  • développement de concepts, programmes, scénarios d'événements;
  • préparation de présentations d'événements et protection des idées aux clients;
  • budgétisation et contrôle budgétaire des événements;
  • recherche, négociation et contrôle du travail des sous-traitants (présentateurs, artistes, fleuristes, designers, etc.);
  • recherche, invitation et négociation avec des intervenants, des experts, des invités VIP d'événements;
  • rédaction de textes sur les événements;
  • promouvoir des événements, travailler avec les médias;
  • coordination d'événements.

À qui s'adresse le gestionnaire d'événements?

Travailler en tant que gestionnaire d'événements est intéressant et passionnant: il y a une opportunité de rencontrer et de communiquer avec un grand nombre de personnes intéressantes, de réaliser vos idées créatives, d'apprendre et de se développer constamment. Néanmoins, tout le monde ne pourra pas travailler dans ce domaine, car les journées de travail des organisateurs d'événements impliquent des délais stricts, du surmenage, des situations de stress et de conflit inattendues (par exemple, le présentateur est tombé malade et n'est pas venu, les lumières du bâtiment ont été allumées. éteint, l'équipement technique n'a pas été mis en place) qui doivent être résolus en peu de temps.

Qualités personnelles importantes requises pour travailler en tant que gestionnaire d'événements:

  • activité et mobilité
  • résistance au stress
  • excellentes compétences organisationnelles
  • bonnes compétences en communication
  • capacité à travailler en mode multitâche
  • pensée créative, capacité à résoudre des tâches non standard

L'organisation des vacances n'est pas facile. Bien que, semble-t-il, qu'y a-t-il à penser? Il y a une date, une raison. Il reste à déterminer le lieu, le menu, la liste des invités et les divertissements. Si nous traitons rapidement les trois premiers points, nous devons alors bricoler le programme. Il y a de nombreux facteurs à considérer. Qui sont les invités? Quel âge et quels intérêts? Il est peu probable que nous proposions aux adolescents de deviner des chansons des années passées et aux invités plus âgés de jouer à cache-cache ou de faire une quête.

Il est très important de réfléchir non seulement au concept de l'événement, mais aussi à chaque détail. Et surtout, nommer une personne responsable à toutes les étapes.

Dans ce dossier, je vous conseille de faire confiance aux professionnels ou du moins à ceux qui comprennent cela.

Heureusement, les agences événementielles offrent un large éventail de choix sur n'importe quel sujet. Ils écrivent un script pour vos idées, planifient, développent un design pour la décoration de la pièce. Ils réfléchissent à un programme d'animations en tenant compte de vos souhaits.

De telles agences concrétisent vos idées et savent comment organiser tel ou tel événement "clé en main"

Histoire de la formation

Aujourd'hui, nous sommes heureux de confier le développement de l'événement à des personnes qui en connaissent beaucoup. Après tout, nous n'avons pas le temps de faire cela. Nous avons du travail, de la famille, des enfants. Beaucoup de problèmes non résolus tout au long de la journée. Je suis heureux que l’âge de la délégation soit arrivé. Et, avec plaisir, je l'utilise.

Il y a une vingtaine d'années, tout rendez-vous en famille ou au travail était organisé collectivement. À la maison, nous avons mis la table avec des sœurs, des tantes, parfois des voisins venaient nous aider. Les hommes ont dressé des tentes ou érigé des auvents et des sièges. Les femmes faisaient la cuisine. Les enfants ont gonflé des ballons et des affiches peintes. Le plus actif et le plus bavard a été nommé présentateur. Gérez la soirée et guidez les invités.

Presque la même chose s'est produite dans les organisations. Les militants ont eu une idée, ont réuni une équipe, ont partagé les responsabilités et organisé un événement en commun. Cela peut être l'ouverture d'une institution, d'un département, l'anniversaire d'une entreprise ou d'une direction. Vacances professionnelles ou vacances conjointes.

Si nous approfondissons les origines de la formation de cette direction, nous nous retrouverons dans une époque ancienne. Où la conduite de batailles ou la rencontre de guerriers après une campagne contre l'ennemi était une affaire à grande échelle. Spectacles costumés, danses, blagues et magiciens, tout cela était au programme de la soirée.

Que voyons-nous aujourd'hui? Les vacances avec une torsion commencent à être célébrées dès la petite enfance. Les jardins d'enfants et les matinées de l'école sont organisés avec la participation d'animateurs invités. Ce sont des gens qui, pour de l'argent, se déguisent comme n'importe quel personnage de dessin animé et amusent les invités. Eh bien, quelles collaborations sont proposées à la population adulte, où la fantaisie n'a pas de frontières? Vous pouvez plaire à tout le monde. Idéalement? Bien sûr. À la mode? Indubitablement.

Marketing événementiel

Qu'est-ce qui est important dans l'organisation d'événements? Comment atteindre l'objectif et obtenir un bénéfice maximal pour certains et du plaisir pour d'autres? Orientation client. C'est ce qui est au cœur du succès de ces entreprises. Et ici, je ne parle pas seulement d'anniversaires ou de conférences bien organisés. Mais aussi de vraies campagnes publicitaires. Les rouleaux de poudre standard et les meubles à crédit nous sont déjà odieux. Et les présentations de biens ou de services avec des spectacles, des prix et des cadeaux donnent le sentiment de vacances. Et maintenant, vous n'avez pas remarqué comment vous avez acheté le produit. Dans le même temps, vous avez vous-même pris une telle décision, le vendeur ne l'a pas reniflé, mais a simplement donné l'opportunité de vivre les émotions que vous recevrez en achetant un service ou un produit. Ce type de marketing est un outil qui présente la publicité comme un cadeau.

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